Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?
Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem elektronicznej komunikacji urzędów z obywatelami i firmami. Samo posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) nie wystarczy. Podmioty publiczne muszą upewnić się, że ich systemy, procedury i pracownicy są przygotowani do sprawnej obsługi korespondencji elektronicznej.
Adres do e-Doręczeń to początek – 1 stycznia wymaga pełnej gotowości
Posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) to dopiero pierwszy krok we wdrażaniu e-Doręczeń. Wraz z końcem okresu przejściowego podmioty publiczne objęte obowiązkiem powinny upewnić się, że ich systemy, procedury i zespoły są gotowe do obsługi korespondencji elektronicznej zgodnie z nowymi zasadami.
Od 2026 r. brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do opóźnień lub problemów w obsłudze wniosków składanych online przez obywateli i firmy.
Systemy, ludzie, pracownicy – co powinien sprawdzić każdy urząd?
Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia będą podstawowym kanałem komunikacji elektronicznej w relacjach między podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Aby zapewnić ciągłość i skuteczność obsługi spraw, instytucje publiczne powinny zweryfikować nie tylko posiadanie ADE, ale także sposób jego wykorzystania w codziennej pracy.
Jeśli podmiot publiczny korzysta z aplikacji e-Doręczeń na stronie edoreczenia.gov.pl, warto zadbać o właściwą organizację obsługi korespondencji związanej z e-usługami. W szczególności należy sprawdzić, czy:
- zostały utworzone osobne foldery odpowiadające poszczególnym e-usługom,
- skonfigurowano reguły automatycznego kierowania korespondencji z e-usług do odpowiednich folderów,
- zapewniono dostęp do skrzynki (nadano właściwe role i uprawnienia) pracownikom obsługującym dany zakres spraw, aby zachować prawidłowy obieg korespondencji.
Wszystkie te działania może wykonać administrator skrzynki. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcjach oraz w filmach instruktażowych.
Jeśli podmiot publiczny korzysta z e-Doręczeń przez system klasy EZD, powinien zweryfikować jego konfigurację. Warto sprawdzić m.in.:
- możliwość pobierania i odczytywania załączników do wiadomości, w szczególności wniosków przesyłanych z usług cyfrowych,
- działanie reguł klasyfikacji korespondencji wpływającej z e-usług.
Czas na domknięcie przygotowań
To ostatni moment na uporządkowanie kwestii organizacyjnych i technicznych przed zakończeniem okresu przejściowego. Dobrze przygotowane procedury i systemy pozwolą uniknąć problemów w obsłudze spraw od 1 stycznia 2026 r.
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają bezpieczną i wygodną wymianę korespondencji między urzędami, obywatelami i firmami.
Założenie adresu zajmuje kilka minut – informacje i wskazówki znajdziesz na stronie e-Doręczeń.
Źródło: MC